Confidentialité
Formtool conserve les formulaires que vous créez, les coordonnées des personnes à qui vous les envoyez (nom, courriel) et les réponses qu’elles saisissent, uniquement pour vous les remettre. Vous êtes responsable des renseignements que vos formulaires collectent et de leur utilisation conforme à la loi applicable (Loi 25, LPRPDE).
Les liens de remplissage expirent après quelques semaines. Vous pouvez supprimer un envoi, ses réponses ou un formulaire à tout moment ; la suppression est définitive. Les connexions utilisent HTTPS et les clés d’API et secrets sont conservés de façon protégée.
Connexion avec Google ou Facebook
Si vous vous connectez avec Google ou Facebook, ce fournisseur nous transmet seulement votre nom et votre courriel (et un identifiant de compte chez lui), après votre autorisation. Nous les utilisons uniquement pour vous connecter ou pour associer ce mode de connexion à votre compte : ils ne sont ni vendus, ni utilisés pour de la publicité, ni communiqués à d’autres fins. Rien n’est publié en votre nom.
Notre utilisation des renseignements reçus de Google se limite à cet usage et respecte la politique « Limited Use » des services d’API de Google. Vous pouvez dissocier ce compte dans vos paramètres, retirer l’accès dans votre compte Google ou Facebook, et demander la suppression de vos données : voir les instructions de suppression des données.
Responsabilité : le cabinet est responsable des renseignements que ses clients saisissent. Formtool agit comme sous-traitant et ne les utilise que pour fournir le service.
Conservation : après la fin d’un dossier, les réponses sont conservées pendant la durée choisie par le cabinet (5 ans par défaut, modifiable ; ce n’est pas une obligation légale, à confirmer auprès de son ordre), puis détruites automatiquement.
Vos droits : vous pouvez demander l’accès, la rectification, le retrait du consentement ou la suppression de vos renseignements au cabinet qui vous a fait remplir un formulaire. Il doit vous répondre par écrit dans un délai de 30 jours. Un renseignement soumis à une obligation de conservation ne peut pas être effacé avant son échéance.
Questions : contactez l’exploitant du service qui vous a fourni cet accès.
Exploitant du service
Formtool est exploité par :
- Raison sociale
- Exode Immigration Canada
- Responsable de la protection des renseignements personnels
- Agnes Takoukam
- Courriel du responsable
- confidentialite@formtool.app
- Adresse postale
- Terrebonne (Québec) J7M 2H8
- Courriel général
- info@formtool.app
Recours
Si vous estimez que vos renseignements personnels ne sont pas traités conformément à la loi, adressez-vous d’abord à la personne responsable indiquée plus haut, puis, au besoin, déposez une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca).
Rôles et traitement des données
Pour les renseignements que le titulaire du compte (professionnel ou organisation) recueille auprès de ses clients ou des personnes qui remplissent ses formulaires, c’est lui le responsable ; Formtool agit comme sous-traitant, selon ses instructions. Pour les renseignements du compte et de la facturation, c’est l’exploitant indiqué plus haut qui en est responsable. Un contrat de traitement des données est disponible sur demande.
Paiements
Les abonnements payants sont traités par Stripe. Nous ne conservons pas vos numéros de carte : Stripe nous transmet seulement l’état de l’abonnement et un identifiant de client.
Témoins (cookies)
Nous n’utilisons que des témoins nécessaires au fonctionnement : session de connexion, protection contre les envois frauduleux et mémorisation de la langue. Aucun témoin publicitaire ni de suivi tiers.
Lieu d’hébergement
Nous choisissons des fournisseurs offrant des garanties adéquates ; le lieu d’hébergement est précisé sur demande : écrivez à confidentialite@formtool.app. Certains fournisseurs (paiement, courriel, connexion Google ou Facebook) peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec.
Incidents de confidentialité
Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons, avec diligence, la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, et nous prendrons les mesures raisonnables pour réduire le risque. Lorsqu’un incident touche des renseignements dont un titulaire de compte est responsable, nous l’en avisons sans délai afin qu’il puisse remplir ses propres obligations. Pour signaler un incident, écrivez au responsable indiqué plus haut.
Suppression de vos données
Les instructions pour faire supprimer vos données, y compris si vous vous êtes connecté avec Google ou Facebook, sont publiques : Suppression des données · Nous joindre